Vertrouwen gaat verder dan wat afspraken op een bierviltje
Het belang van een personeelsdossier
Natuurlijk gaat er niets boven vertrouwen. En dat geldt al helemaal als we het hebben over de relatie werkgever-werknemer. Je moet van elkaar op aan kunnen. Afspraak is afspraak toch? Tot het moment waarop de relatie onder druk komt te staan – om welke reden dan ook. Pas dan blijkt de waarde van een goed personeelsdossier. Vertrouwen gaat namelijk echt verder dan wat afspraken op de achterzijde van een bierviltje.
De tip van de dag
We beginnen dus direct met de tip van de dag: leg altijd een goed personeelsdossier aan. Ongeacht de grootte van het bedrijf. En ongeacht welke relatie er tussen werkgever en -nemer al bestond vóór het dienstverband. Het voeren van zo’n dossier is overigens een wettelijke verplichting. Helaas zien we in de praktijk nog te vaak dat een goed personeelsdossier ontbreekt. Meestal zijn onwetendheid of gemakzucht de oorzaak. Soms vormen de kosten een drempel. Dus fröbelt men goedbedoeld maar wat in elkaar. Gelukkig gaat het meestal wel verder dan de achterzijde van een bierviltje. Maar het zal de juridische waarde niet overstijgen. Zuinigheid is in dit geval wel de slechtste raadgever.
Voorkom grote gevolgen
Het ontbreken van een goed personeelsdossier kan namelijk grote gevolgen hebben, zowel financieel als emotioneel. Het kan bijvoorbeeld een arbeidsrelatie onder druk zetten omdat afspraken niet helder zijn. Of een ontslag kost je als werkgever onnodig veel geld omdat er niets is vastgelegd. Maar het kan er ook voor zorgen dat een (voormalig) werknemer waardevolle informatie deelt met derden. Genoeg redenen dus om wél zo’n dossier te voeren. Niet alleen als naslagwerk voor de salarisadministratie en de werknemer. Maar ook om discussies te voorkomen door alle gemaakte afspraken vast te leggen.
De inhoud van het dossier
Overtuigd? Laten we dan nog even kijken naar wat je zoal vastlegt in het dossier. Verplicht zijn de naam- en adresgegevens, geboortedatum, ID-nummer en de functie van de werknemer. Ook een kopie van paspoort of identiteitsbewijs, de getekende arbeidsovereenkomst (inclusief voorwaarden en andere bijlagen) en informatie over functioneren en ontwikkelen mogen nooit ontbreken. Daarnaast is het handig om onder meer de verzuimregistratie, salarisgegevens, klachten en waarschuwingen, gespreksverslagen, gemaakte afspraken en de functiebeschrijving op te nemen.
We helpen graag
Te veel bewaren mag overigens ook weer niet, want dan kom je in de knel met privacywetgeving. Dat maakt het voeren van een goed personeelsdossier soms best ingewikkeld. In dat geval is het goed te weten dat we je er graag bij helpen. En gebruik dat viltje maar als je samen met jouw werknemers een glas drinkt, want ook daarmee draag je bij aan vertrouwen.
Diny Smets – senior HR-adviseur
diny@rendus.nl