ZZP’er? Eenmanszaak? Vennoot in een VOF? Wat je ook bent, neem deze raad ter harte: zorg voor een urenregistratie. Waarom? Omdat het je fiscale voordelen kan opleveren. Maar ook omdat het onmisbaar is om grip te krijgen op je tijd. Het is dus veel meer dan een administratieve verplichting. Noem het gerust een must voor iedere zelfstandige ondernemer.
Wat is een urenregistratie?
Urenregistratie betekent niet meer dan dat je bijhoudt hoeveel tijd je aan je onderneming besteedt en waaraan. Je legt er zowel jouw directe uren – het werk voor klanten – als jouw indirecte uren mee vast. Onder die laatste vallen bijvoorbeeld administratie, acquisitie en voorbereidingen. Bijkomende voordelen van dit inzicht: het helpt je om je werk efficiënter in te richten. Maar het maakt het ook makkelijker om een goed uurtarief te bepalen.
Van tijdregistratie naar voordeel: het urencriterium
Naast inzicht is er ook fiscaal voordeel. Besteed je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je bedrijf, dan voldoe je aan het zogenoemde urencriterium. Hierdoor kom je in aanmerking voor waardevolle aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek (€2.470,00 in 2025) en startersaftrek (€ 2.123,00 in 2025). Die laatste mag je in de eerste vijf jaar van je ondernemerschap maximaal drie keer aftrekken. Maar let op: je moet die 1.225 uur echt in één kalenderjaar draaien. Dus ook als je pas in juni met het bedrijf start. Bovendien: als je ook nog ergens in loondienst bent, dan zul je meer tijd aan jouw onderneming moeten besteden dan aan die loondienstactiviteit. En wat nu als je te maken krijgt met ziekte? Of wanneer je zwanger bent? In dat geval geldt een verlaagd urencriterium van 800 uur.
Wat telt wél (en wat niet)?
Maar welke uren mag je meerekenen in het urencriterium? Goede vraag! Alle uren die je echt aan je onderneming besteedt, tellen mee. Daar horen dus ook alle uren bij voor gesprekken (met klanten, leveranciers, adviseurs), offertes, administratie, website-ontwikkeling, klantenwerving, et cetera. En wat als je 24-uurs beschikbaar moet zijn, bijvoorbeeld bij storingsdiensten? Tellen dan alle 24 uren? Nee, daar trapt de Belastingdienst dan weer niet in. Het gaat in dat geval om de daadwerkelijk gewerkte uren.
Begin direct met jouw urenregistratie
Denk je erover om als zelfstandige te beginnen? Begin dan direct met een urenregistratie. De uren die je maakt in de opstartfase mag je namelijk meetellen voor het urencriterium. Daarnaast heb je direct inzicht in je tijdsinvestering per taak of project. En dat helpt bij de planning, de prijsstelling en de productiviteit.
Hoe houd je uren eenvoudig goed bij?
Ten slotte: hoe leg je nou zo’n urenadministratie vast? De goedkoopste en eenvoudigste manier is door je uren te registreren in een Excel-urenstaat. Let op dat je datum, opdrachtgever, taakomschrijving, type uren (direct of indirect), uren en omzet noteert. En doe dat bij voorkeur per maand of kwartaal. Maar er zijn natuurlijk ook hele handige apps en urenregistratiesoftware die tijd besparen. Er zijn gratis varianten en er zijn betaalde pakketten waarmee je ook kunt factureren, kilometers bij kunt houden en bonnetjes kunt opslaan. Wil je hierin advies? Of wil je meer algemeen informatie over urenregistratie? Laat dan gerust een bericht achter onder dit artikel of stuur ons een e-mail!
Nienke van de Sande | nienke@rendus.nl
Inge Santegoeds | inge@rendus.nl