Okay. Je hebt nog tot 31 juli... maar toch vallen we je er alvast mee lastig: de (volgende) btw-aangifte. Niet de meest populaire activiteit bij ondernemers, toch? Sommigen besteden het uit aan een accountantskantoor als het onze. Anderen doen het in eigen beheer. Maar hoe je het ook doet: je maakt het jezelf of de (assistent-)accountant een stuk makkelijker als de administratie in beginsel op orde is. Zo hoef je later geen fouten te corrigeren... First time right geldt ook hier.
Compleet en correct
First time right (FTR) is een concept in kwaliteitsmanagement. Het is bedoeld om processen direct vanaf de eerste keer correct te voltooien. Voor de (btw-)administratie is dat niet anders. Hoe completer en correcter deze wordt aangeleverd, hoe makkelijker de verwerking is. En dat scheelt een heleboel onnodig en extra werk, ook als je deze administratie zelf doet. Daarnaast bespaar je met een up-to-date administratie ook veel tijd (en dus geld) bij de jaarrekening.
In het juiste tijdvak
Naast correct en compleet is er nóg een detail waar je op moet letten. Geef facturen altijd in het juiste tijdvak aan! Weliswaar kun je facturen die je later toevoegt aan de administratie in de eerstvolgende btw-aangifte verwerken. Maar als het gaat om een btw-bedrag van meer dan duizend euro, dan is een btw-suppletie verplicht. Gaat het hierbij om een te betalen bedrag, dan kan daar ook nog eens rente bij komen. Dat wil je natuurlijk voorkomen!
Handige checklist
Voor onze eigen klanten hanteren we altijd een handige checklist om te kijken hoe compleet de administratie is. Gebruik hem in je eigen voordeel!
o Heb ik alle inkoop- en verkoopfacturen verstuurd?
o Heb ik de vaste, maandelijkse inkoopfacturen allemaal ontvangen?
o Heb ik bij iedere bankmutatie een document of onderbouwing?
o Zitten er privéuitgaven tussen? Geef dat door
o Zijn er oude, openstaande facturen die niet meer betaald gaan worden (zodat we die kunnen afboeken)?
o En ten slotte nog een belangrijke reminder: de factuurdatum is altijd leidend, niet de betaaldatum!
Voor digitale boekhoudingen
Overigens is de tijd van schoenendozen en ordners met bonnetjes en facturen wel voorbij. De meeste ondernemers houden er een digitale administratie op na. In dat geval nog wat extra tips:
· Zorg voor een bankkoppeling vanuit het boekhoudpakket naar de bank.
· Zorg dat alle bonnetjes (via de app) en facturen rechtstreeks en digitaal in de boekhouding terechtkomen.
· Vermeld bij betalingen altijd het factuurnummer.
· Doe één betaling per keer, dan krijgt deze automatisch een eigen mutatie. Verzamelbetalingen kunnen tot verwarring leiden.
· Gebruik bij betalingen aan de Belastingdienst altijd het gevraagde betalingskenmerk en vermeld in de omschrijving OB/VPB/LB + jaartal.
Met deze tips wordt de btw-opgave niet veel leuker, maar wel een stuk makkelijker. Mocht je er toch niet uitkomen? Neem dan gerust contact op met Rendus. Voor ons is waar jij tegen aan hikt, dagelijkse kost!
Kelly Ansems
kelly@rendus.nl